home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / mygl121 / chart.doc next >
Text File  |  1987-03-02  |  36KB  |  703 lines
  1.  
  2. Experienced bookkeepers and accountants need not review the material 
  3. immediately following.  Page down to the section beginning "Your Chart of 
  4. Accounts". 
  5.  
  6.  
  7. History
  8. -------
  9. The German romantic poet Goethe said that double entry bookkeeping is 
  10. beautiful and elegant.  It is all of that and more, probably the most 
  11. powerful, yet simplest, bit of lateral thinking ever conjured up by the human 
  12. imagination.  It allows a people with no formal concept of zero or negative 
  13. numbers to indulge in the most complex of financial dealings -- piracy, trade 
  14. and empire.  
  15.  
  16. Double entry bookkeeping as we know it probably appeared in the great Islamic 
  17. civilization of the 10th or 11th Centuries.  Conceivably, the Arabs introduced 
  18. it into Europe through Spain, along with algebra, the zero, and modern clocks, 
  19. at about the time of Ferdinand and Isabella, just prior to the Renaissance.
  20.  
  21. But earlier...  Did Omar Khayyam puzzle over double entry bookkeeping?  He 
  22. knew about closing an account in 1123 A.D., if we can trust Fitzgerald's 
  23. translation of the Rubaiyat!  And he wrote the first Arabic book on algebra.  
  24. Did he or some other astronomer-mathematician INVENT algebra as a way to 
  25. explain to the poobahs of the Persian court how double entry actually works?  
  26.  
  27. I don't know, but I'd like to think so.  I think double entry bookkeeping came 
  28. first, and suggested algebra to the quick-witted sometime later.  But Omar 
  29. Khayyam, vizier to the Caliphs of Persia, knew about it in the 12th Century.
  30.  
  31. Modern accounting PRACTICE, on the other hand, dates only from about the 16th 
  32. Century, or about the time of the Borgias.  
  33.  
  34.  
  35. This leads us to a very brief tutorial
  36. --------------------------------------
  37. Double entry bookkeeping is designed to show the ownership of assets.  That's 
  38. ALL it does.  Once you've caught on to that, the rest is easy.
  39.  
  40. Everything you have either belongs to you, or to your bank or other creditors.  
  41. Everything you have is described in Asset accounts.  Everything your bank or 
  42. creditors has loaned to you is described in Liability accounts.  Everything 
  43. you can call your own is summarized in Equity accounts.  The sum of what you 
  44. OWN and what you OWE, therefore, equals the value of what you HAVE:  
  45.  
  46.                 What You Have = What You OWE plus What You OWN. 
  47.  
  48. Your books therefore BALANCE.  Each side is equal.  That is double-entry 
  49. bookkeeping in a nutshell, and the rest is just practice and experience.  The 
  50. equation is called the Fundamental Equation of Accounting: 
  51.  
  52.                         Assets = Liabilities + Equity.
  53.  
  54. For example, your Checking Account is an ASSET.  You have money.  But your 
  55. bank owns the money it lends you.  If you take out a loan, the TRANSACTION is 
  56. a two-edged sword:  You increase the value of your Checking Account, AND, you 
  57. increase the level of your debt.  The difference in either account is exactly 
  58. the same.  There is a CONVENTION that you DEBIT assets (record them in the 
  59. left column) and CREDIT liabilities (right column), that is:  
  60.  
  61.                                  Left = Right.
  62.  
  63.                   Left + Amount Loaned = Right + Amount Owed.
  64.  
  65. If you are familiar with algebra or computer programming, this might be a 
  66. useful insight:  A Ledger ACCOUNT is like a VARIABLE.  It can contain a value 
  67. or no value at all.  The value it contains can be positive (LEFT column) or 
  68. negative (RIGHT column).  And the account can have a name, independent of the 
  69. value in it.  This parallel with algebra is very suggestive to historians and 
  70. it has been used to teach accounting at least since Beau Brummel invented 
  71. pants.  But it gets in the way, too! 
  72.  
  73. The modern (post-Renaissance) convention further states that when you tote it 
  74. all up, you get zip:  
  75.  
  76.                       Assets - Liabilities - Equity = 0. 
  77.  
  78. It required the invention of algebra to realize this fact.  But buried in this 
  79. simple-looking formula is the ultra-modern insight that computers can 
  80. represent Credits as negative numbers and Debits as positive; thereafter, mere 
  81. addition automates everything!  That's great for programmers, bad for people.  
  82.  
  83.                  Assets + ( -Liabilities ) + ( -Equity ) = 0.
  84.  
  85. Unfortunately, bad design in accounting software all too often forces people 
  86. to think like computers.  Instead of writing plain positive numbers in 
  87. traditional left and right columns -- the method used for centuries -- bad 
  88. human factors force you to think in and use negative numbers.  And negative 
  89. numbers are a pointless, unnecessary distraction.  
  90.  
  91. The algebraic interpretation is pervasive and correct.  But it's also wrong. 
  92. With GL version 1.12, you don't have to add or subtract anything.  
  93.  
  94. The reason you use this GL program (or any other) is so YOU DON'T HAVE TO 
  95. THINK ABOUT THE ARITHMETIC, period.  Just record your transactions, following 
  96. the Debit (left column) and Credit (right column) rules by rote, and the rest 
  97. truly is automatic!  
  98.  
  99.  
  100.  
  101. Visual Reminders of Rote Rules
  102. ------------------------------
  103. The "rote rules", in GL version 1.12, are clearly indicated in your General 
  104. Journal.  Every account you use is marked by a "+|-" or "-|+" reminder, to 
  105. indicate which columns you use to INCREASE or DECREASE an account's balance.  
  106.  
  107. Asset and Expense accounts are marked "+|-", meaning that you put money into 
  108. your checking account (an Asset account) in the LEFT (debit) column, and you 
  109. increase the level of your expenditures the same way.  (But notice that 
  110. increasing expenditures means decreasing income.  Expense accounts are a 
  111. special case of the pattern for Liability, Revenue and Equity.) 
  112.  
  113. Liability, Revenue and Equity accounts are marked "-|+", the exact opposite.
  114. You take out a loan (Liability) in the RIGHT (credit) column, you pay off your 
  115. creditors in the LEFT (debit) column.  You record dividend income (a Revenue 
  116. account) the same way.  You record your capital investment (an Equity account) 
  117. in the RIGHT column, and you record your personal withdrawals from capital 
  118. (also an Equity account) in the LEFT column. 
  119.  
  120. Double entry means that you DEBIT AND CREDIT every transaction, once to an 
  121. account in the left column, and once to another account in the right column.  
  122. If you receive dividend income, DEBIT your (Asset) Cash account and CREDIT 
  123. your (Revenue) Dividends account.  See the General Journal documentation for 
  124. some other examples. 
  125.  
  126. The Check Register function of GL version 1.12 handles the special case of 
  127. recording your checks and checking account deposits.  The "+|-" reminders are 
  128. not shown there, because you do not have to decide for yourself which columns 
  129. you should use. 
  130.  
  131.  
  132.  
  133. Revenue & Expense Accounts are Equity Accounts
  134. ----------------------------------------------
  135. It's not obvious where the notion of profit & loss fits into the fundamental 
  136. equation of accounting.  It's not obvious that profit is even relevant to some 
  137. kinds of accounting, such as home bookkeeping, or non-profit corporations, or 
  138. government agencies.   A deficit or zero "profit" has special meaning in these 
  139. cases, but it's still "profit" -- Revenues less Expenses -- although you may 
  140. call it something else.  In the case of home accounting, if your income 
  141. exceeds your expenses, the difference contributes to your total Net Worth.
  142. Revenue and Expense accounts are the instrument you use to keep track.  
  143.  
  144. This is worth emphasizing:
  145.  
  146.       Revenue  and  Expense  accounts are all a species  of  EQUITY 
  147.       account.  That is, a credit to an EXPENSE account has exactly 
  148.       the same effect  on your  Balance Sheet  as a credit (!) to a 
  149.       REVENUE account.
  150.  
  151. Is that what you expected?  If you understand that, you understand everything 
  152. there really is to know about double entry bookkeeping.  Discussion follows!
  153.  
  154. The only difference between a Revenue and an Expense account is what you USE 
  155. it for, the kind of information that gets stored there.  This is why we can 
  156. say that account numbers in the 600's, 700's, 800's and 900's are Expense 
  157. accounts (like 500's).  To look at it another way, all th